Forschungs- und Beratungsstelle für betriebliche Arbeitnehmerfragen Partnerschaft der Ingenieure und beratenden Betriebswirte
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Forschungs- und Beratungsstelle für betriebliche Arbeitnehmerfragen

Personalplanung

Inhalt und Umfang der Personalplanung

Zielsetzung dieses Beratungsschwerpunktes ist die Unterstützung von Betriebsräten bei der Wahrnehmung ihrer Informationsrechte und Beratungsaufgaben zur Personalplanung gemäß § 92 BetrVG. Eine umfassende Personalplanung besteht aus folgenden Teilplänen: Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffungsplanung, Personalabbauplanung, Personalentwicklungsplanung, Personaleinsatzplanung, Personalkostenplanung.

Im Mittelpunkt der Personalplanung steht zunächst die Personalbedarfsplanung. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung werden Personal-Soll- bzw. Personal-Zielgrößen mit der Entwicklung des Personalbestandes (Ist) einander gegenübergestellt, z.B. Soll-Ist-Stellenpläne. Der Saldo ergibt dann jeweils Personalveränderungen; entweder das Erfordernis, Personal zu beschaffen (Soll größer Ist) oder Personal zu reduzieren (Soll kleiner Ist). Im Mittelpunkt steht hier die Fragestellung, nach welchen Kriterien der Soll-Bedarf ermittelt wurde. Denn von der Festlegung des Personal-Soll-Bedarfs hängen die erforderlichen Personalveränderungen ab.

Personalbeschaffung kann intern oder extern erfolgen. Sofern die interne Personalbeschaffung favorisiert wird, stellt sich die Frage, ob die freien Soll-Stellen mit eigenen Mitarbeitern des Unternehmens bzw. Betriebs besetzt werden können. Dies ist oft eine Frage der Qualifikation bzw. der Personalentwicklung. Unter Personalentwicklung sind alle Aspekte und Maßnahmen einzuordnen, die mit der Fort- und Weiterbildung der vorhandenen Beschäftigten zu tun haben. Oft gibt es systematische Karriere- bzw. Entwicklungspfade, in denen festgelegt ist, welche theoretischen Kenntnisse und praktischen Erfahrungen Arbeitnehmer besitzen müssen, um eine bestimmte Aufgaben- bzw. Hierarchiestufe zu erreichen.

Personalentwicklung hat auch einen wesentlichen Zusammenhang zu Personalabbauplanung. Personalreduzierungen führen oft zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen, sei es durch Aufhebungsverträge oder auch durch betriebsbedingte Kündigungen. Bei einer systematischen Personalentwicklung können jedoch Fallgestaltungen möglich sein, in denen Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung von Arbeitnehmern, die vom Verlust ihre Arbeitsplatzes bedroht sind, Versetzungen auf höherwertige Stellen mit anderen Aufgabenprofilen und Anforderungsmerkmalen ermöglichen. Bei größeren Personalreduzierungsmaßnahmen spielen diese Fragestellen auch bei den dann erforderlichen Interessenausgleichsverhandlungen eine wesentliche Rolle. Oft stehen auch die älteren Beschäftigten im Vordergrund bei personalreduzierenden Maßnahmen, z.B. durch Vereinbarungen über einen betrieblichen Vorruhestand oder durch Altersteilzeitvereinbarungen. In diesen Fällen geht es auch darum, die wirtschaftlichen Nachteile für die Betroffenen zu begrenzen.

Die Personaleinsatzplanung hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt in den verschiedenen Organisationseinheiten (Kostenstellen, Abteilungen, Betriebe) eine ausreichende Anzahl von Arbeitnehmern mit den erforderlichen Qualifikationen anwesend sind, damit ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet ist. Engpässe, die durch eine falsche, oft zu knappe Personalbemessung entstehen, zeigen sich i.d.R. in der Personaleinsatzplanung. Dann reichen die vorhandenen arbeitswirksamen Personalkapazitäten nicht aus, die erforderlichen Einsatzbedarf abzudecken. Aushilfen, Leiharbeitnehmer und Überstunden sind dann die Konsequenz.

Zur Personaleinsatzplanung i.w.S. gehören deshalb auch Arbeitszeitmodelle, die heute zunehmend gewährleisten sollen, dass eine flexible Personaldisposition im Rahmen von Schichtmodellen und Arbeitszeitkonten möglich wird. Zielsetzung neuer, flexibler Arbeitszeitsysteme ist es, zu gewährleisten, dass die Arbeitnehmer in belastungsstarken Zeiten über die tarifliche oder vertragliche Arbeitszeit hinaus arbeiten und dann in belastungsschwachen Zeiten durch die Inanspruchnahme von Freizeit ihre Zeitguthaben wieder reduzieren. Solche Arbeitszeitsysteme können durchaus auch den Interessen der Beschäftigten entgegenkommen, allerdings setzt dies eine faire, auf die gegenseitigen Interessen abgestimmte Regelung voraus.

Sehr oft behaupten Betriebsräte und Wirtschaftsausschussmitglieder, dass der Arbeitgeber bzw. Unternehmer gar keine Personalplanung durchführt. Dies ist u.E. nicht glaubhaft und in fast allen Fällen widerlegbar. Denn die systematische Planung und Kontrolle der Personalkosten gehört heute zu den generellen Aspekten einer Unternehmens- und Betriebsführung. Eine schlüssige Personalkostenplanung setzt jedoch voraus, dass über die Oganisationsstruktur der Unternehmen bzw. Betriebe eine Personalplanung existiert, weil ansonsten eine schlüssige und plausible Budget- und Erfolgplanung gar nicht möglich wäre. Die Personalplanung hat allein aus Kostengründen eine systematischen Platz und bedeutenden Stellenwert im Rahmen der gesamten Unternehmensplanung.

Die Personalkostenplanung ist daher wesentlicher Teil der wirtschaftlichen Unternehmensplanung. Insofern können Zeitpunkte und Inhalte der Personalplanung dann am besten identifiziert werden, wenn der Arbeitgeber/Unternehmer aufgefordert wird, das System der Unternehmensplanung bzgl. Vorgehen, Inhalte und Zeitpunkte detailliert zu erörtern. Dieses Auskunftsrecht können die Betriebsräte auf der Grundlage der §§ 80 Abs. 2 und 92 BetrVG geltend machen, der Wirtschaftsausschuss kann dies auf der Grundlage seines Rechtes, eine beratende Einflussnahme auf die Gesamtplanung auszuüben, weil sich die Gesamtplanung auch auf die Personalplanung auswirkt, so das BAG in seinem richtungsweisenden Beschluss vom 20.11.1984.

Konsequenzen für die Beschäftigten und für den Betriebsrat

Die meisten personalwirtschaftlichen Veränderungen in den Betrieben und Unternehmen werden durch Personalplanung vorbereitet und eingeleitet. Frühe Kenntnisse über die Planungen im Personalbereich ermöglichen deshalb dem Betriebsrat, frühzeitig eine beratende Einflussnahme zu versuchen, um die Interessen der Beschäftigten bezgl. Arbeitsplatzsicherheit, Einkommen und humanen Arbeitsbedingungen zu schützen. Hierbei geht es auch darum, mittels eigener Überlegungen zur Personalplanung aus Sicht der Beschäftigten, Alternativen auszuarbeiten und in die Beratungen einzubringen. U.E. ist es kein Zufall, wenn Betriebsräte oft den Eindruck haben, dass ihnen personalplanerische Sachverhalte verschwiegen und vorenthalten werden. Oft versuchen Arbeitgeber ganz gezielt, den Betriebsrat in diesem sensiblem Mitbestimmungsfeld mangels Information daran zu hindern, kritische Fragen zu stellen und eigene Konzepte zu erarbeiten.

Beratungsleistungen der forba

Die Berater von forba bieten u.a. folgende Beratungsleistungen zur Personalplanung an:

  • Schulung von Arbeitnehmervertretern (BR-, GBR-Mitglieder, Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat) zu den Inhalten und Methoden der Personalplanung.
  • Sichtung und Auswertung von Unterlagen zur Personalplanung, mit der Zielsetzung, Inhalte und Abläufe der Personalplanung transparent zu machen und ggfs. Schwachstellen und Unzulänglichkeiten aus Arbeitnehmersicht aufzudecken.
  • Unterstützung der Arbeitnehmervertretungen bei der Ausarbeitung von möglichen Alternativen, ggfs. Unterstützung in Gesprächen und Verhandlungen.
  • Da insbesondere umfangreiche Personalabbauplanungen zu Betriebsänderungen führen, ggfs. Unterstützung der Arbeitnehmervertretung bei den dann erforderlichen Interessenausgleichs- und Sozialplanverhandlungen.
  • Ein personalwirtschaftlicher Teilaspekt hier ist dann auch die Frage, ob von Arbeitsplatz betroffene Arbeitnehmer/innen ggfs. in Beschäftigungs- und Qualifizierungsmaßnahmen übernommen werden können, mit der Zielsetzung, Qualifikationen und Marktchancen der Betroffenen zu verbessern.
  • Beratung der Arbeitnehmervertretungen im Zusammenhang mit neuen Arbeitszeitmodellen und deren Gestaltung unter Berücksichtigung von Arbeitnehmerinteressen.

Beratungserfahrung der forba-Mitarbeiter

Der § 92 BetrVG gehört zu den "weichen" Mitbestimmungsregelungen. Über die Personalplanung ist rechtzeitig und umfassend vom Arbeitgeber zu informieren; der Betriebsrat hat ein Anhörungs-, Beratungs- und Initiativrecht, aber eine andere Personalplanung kann - z.B. über die Einigungsstelle - nicht erzwungen werden. Dies führt in der Praxis dazu, dass die zuvor genannten Sachverhalte und Aspekte weniger im Rahmen einer Beratung vor Ort sondern eher im Rahmen von unternehmens- und betriebspezifischen Seminaren bearbeitet und einer Lösung zugeführt werden.

Im Rahmen der betriebsverfassungsrechtlichen Bestimmungen, die lediglich Information und Beratung vorsehen, ist es für die GBR und BR schwieriger als im Bereich der "erzwingbaren Mitbestimmung", einen Sachverständigen ihres Vertrauens auf der Grundlage § 80. Abs. 3 BetrVG durchzusetzen. Da der Arbeitgeber in diesen Fällen "weicher Mitbestimmung" auch bei Nichteinigung mit dem GBR/BR seine Planung realisieren kann, reduziert dies die Bereitschaft, die Kosten für solche Beratungen zu übernehmen. Anders ist dies in den Fällen erzwingbarer Mitbestimmung. Insbesondere im Zusammenhang mit betriebsändernden Maßnahmen (Interessenausgleich und Sozialplan) und der in diesen Fällen i.d.R. erforderlichen Personalabbauplanung verfügen die Berater der forba über besondere Beratungserfahrungen. Aber auch im Bereich der Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 2 und 3 BetrVG bzgl. der Arbeitszeit lassen sich sachverständige Beratungen und externe Unterstützung gut durchsetzen, wenn der Arbeitgeber neue Arbeitszeitmodelle und -Vereinbarungen realisieren wil

Neben der Beratung bietet forba auch Seminare zum Thema Personalplanung an.

Veröffentlichungen

Mitarbeit bei verschiedenen personalwirtschaftlichen Beiträgen im "Handbuch Personalplanung".