Zeiterfassungs und Zugangskontrollsysteme
Worum geht es?
Zeiterfassungs- und Zugangskontrollsysteme dienen nach wie vor einzig und allein der Kontrolle des Verhaltens der Arbeitnehmer. Mit ihnen wird vom Arbeitgeber u.a. die Einhaltung arbeitsvertraglicher Pflichten kontrolliert und gegebenenfalls Fehlverhalten gemaßregelt. Vor diesem Hintergrund und der Situation, dass solche EDV-Systeme ständig leistungsfähiger und flexibler werden, ist das Thema "Zeiterfassung und Zugangskontrolle" nach unserer Erfahrung immer wieder eines der wichtigsten Themen der betrieblichen EDV-Anwendungen.
Der technische Hintergrund der aktuellen Systeme reicht vom Einzelplatz-PC bis hin zu vernetzten datenbankgestützten Systemen, die auch über größere Entfernungen Zeit- und Zugangsdaten erfassen und verarbeiten. Die Zeit der (durch Inaugenscheinnahme kontrollierbaren) ausgedruckten Listen auf dem Tisch der Personalabteilung und/oder des Vorgesetzten sind vorbei. Heute werden Zeit- und Zugangsdaten direkt/online am Bildschirm aus der Datenbank abgefragt, exportiert und z.B. per Email an andere Stellen im Unternehmen weitergeleitet. Die Möglichkeit, aus dem Moment heraus über eine Standardfunktion im Menü beliebige Zeit- und Zugangs-Daten z.B. direkt in Office-Anwendungen zu kopieren, führt dazu, dass sensible Daten auf unkontrollierbare PCs und/oder Notebooks gelangen. Das technisch Machbare führt zu einer Aushöhlung der Datenschutzbestimmungen und des Mitbestimmungsrechts der betroffenen Arbeitnehmern.
Die bisherige Orientierung in Betriebsvereinbarung auf Auswertungen (damit sind an sich immer Papierausdrucke gemeint) unterläuft die Aufgabe von Betriebs- und Personalräten, die Datenverarbeitung solch sensibler Daten nachvollziehbar und transparent zu machen, bzw. hebelt sie aus. Deshalb ist vor der Anwendung von Zeiterfassungs- und Zugangskontrollsystemen eine genaue (und durch die Komplexität der System auch zeitlich aufwendige) Sichtung der Möglichkeiten und eine Bewertung des vom Arbeitgeber tatsächlich geplanten Umfangs der Datenverarbeitung notwendig.
Beratungsleistungen der forba
Die forba-Partner unterstützen Betriebs- und Personalräte bei der Sichtung und Bewertung der vom Arbeitgeber geplanten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie bei der Prüfung der Einführung und der Kontrolle der Anwendung von Zeiterfassungs- und Zugangskontroll-Systemen mit folgenden Leistungen:
- Begutachtung der Planungen von Arbeitgeberseite in Hinblick auf Vollständigkeit der Information (Systemrechte, Berechtigungen der angelegten Benutzer- und Gruppen.
- Begehung und Analyse von Systemen zur Zeiterfassung und Zugangskontrolle mit Prüfung der vorhandenen Sicherheits-, System- und Benutzereinstellungen.
- Informations- und Beratungsgespräche mit dem Betriebsrat zu den bei der Begehung oder der Sichtung der Unterlagen gewonnenen Erkenntnissen. Beratung und Diskussion mit dem Betriebs- oder Personalrates bezüglich möglicher Maßnahmen des technischen und organisatorischen Datenschutzes und deren Umsetzung.
- Erarbeitung von konkreten Vorschlägen zur Umsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen des Datenschutzes und der Datensicherheit, die dann in den Entwurf des Betriebs- oder Personalrats in eine Vereinbarung aufgenommen werden kann.
- Gegebenenfalls Teilnahme an Informationsgesprächen und/oder Verhandlungen des Betriebs- oder Personalrats mit dem Arbeitgeber bzw. dessen Sachverständigen und Beratern.
- Gegebenenfalls Teilnahme an Einigungsstellenverfahren als externer Beisitzer auf der Arbeitnehmerseite.
Beratungserfahrung der forba-Mitarbeiter
Die Partner von forba beraten seit Anfang der 80er-Jahre Betriebs- und Personalräte zu fast allen Aspekten des Themas "EDV-Einsatz im Betrieb". In diesem Rahmen haben sie zum Thema Zeiterfassung und Zugangskontrolle zahlreiche Beratungen durchgeführt oder sind als Beisitzer auf der Betriebsratsseite in Einigungsstellen tätig geworden.