Analyse der SAP PA-Infotypen und Strukturen
Wozu, warum und was? Noch ein Programm?
Mehr Information aus Sicht der Regelung und der Nutzung der SAP-HR-Infotypen, vor allem auf einen Blick, hätte jeder Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte oft gerne zur Verfügung.
Viele Fragen und vieles Suchen führt nach einer Weile auch zu geeigneten SAP-Werkzeugen, aber der SAP - Standard Report RPDINF01 und die Sicht des Datenbrowsers auf die Stammsatztabellen (PA*) reichen oft nicht aus. Aus dieser Praxissituation heraus wurdebei forba ein kleines Programm geschrieben, das alle Einstellbarkeiten und die Nutzung der HR-Personaladministrations-Infotypen aus den Tabellen in der gewünschten Form und Darstellung ausliest.
Die vielen „Verarbeitungs-Vorräte an Informationen“, die SAP in die HR-Stammdaten-Funktionen im Laufe der Zeit „einprogrammiert“ hat, gilt es transparent zu machen und einer Regelung zuzuführen.
So entstand unter der Zielsetzung: Transparenz der Einstellungen und Nutzung der SAP-Funktionen für die HR-Stammdaten ein kleines Analyse Werkzeug. In ABAP-Code und mit den SAP-List-Viewer-Funktionen geschrieben .
Das Analyse-Programm soll aus der Sicht der Betriebsvereinbarungen und aus Sicht der Datenschutzbeauftragten benötigte Informationen zu Einstellungen und Gestaltung des Customizing bereitstellen. Durch die Möglichkeit diverse Filter auf die Datenmenge zu setzen, sind - wie auch bei den SAP Info-Sets - bereits in der Selektion gezielte Fragestellungen einstellbar.
Selektionsmaske des Analyse-Programms
Die Anzahl der genutzten Infotypen und ein erster Blick auf ihr Alter („Datum gültig bis“ ) bieten beispielsweise einen Blick auf die Speicherdauer und die Aufbewahrungs- und Zugriffs-Debatte.
Ergebnisanzeige
Auf "Knopfdruck" werden von dem Analyse-Programm unterschiedliche Fragen beantwortet
- Welche Infotypen und Subtypen werden mit welcher Anzahl gesamt und aktuell gültig angezeigt.
(Nutzung für die Datenbeschreibung empfohlen! ) - Welche Infotypen haben die Möglichkeiten, freien Text zu hinterlegen und wo sind tatsächlich wieviele freie Texte hinterlegt ?
- Welche zusätzlichen Infotypen hat der Kunde angelegt ? (Entsprechend der SAP-Namens-Konventionen sind diese Infotypen mit der Ziffer 9 am Namensanfang erkennbar. )
- Welche Zusatzfelder hat der Kunde angelegt ? (Entsprechend der SAP-Namens-Konventionen sind diese Felder mit dem Buchstaben Y oder Z am Namensanfang erkennbar.)
- Welche Terminarten werden verfolgt werden und welche Mitarbeiterinformationen wurden übermittelt ?
- Welche Tabellenberechtigungsgruppen je Infotyp gibt es, die für den Data-Browser-Zugriff erforderlich sind ?
- Wie sieht die Unternehmensstruktur mit Buchungskreis, Personalbereich, Personalteilbereich, Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreisen aus.
- Sie können ebenfalls die HR-Infotypen der Beschaffungs-Funktionen sichten.
Im Expertenmodus werden weitere Analyse-Funktionen möglich. Dazu ist rechts oben ein Haken zu setzen.
Selektionsmaske Experte
Das Ergebnis ist u.a. eine deutlich breitere Listausgabe.
Ergebnismaske Experte
Zum Verhandeln und Regeln bei Abschluß von Betriebsvereinbarungen gehört auch die Dokumentation des Ergebnisses und die Chance, die Entwicklung der Einstellungen und Nutzungen zu verfolgen. Die Möglichkeiten zum Druck und zum Download stehen bereit. Die im Download-Dialog angebotenen Möglichkeiten lassen z.B. die Bildung von Zwischensummen zu.
Download des "Screenshots" HTML-Datei (mit Zwischenergebnissen)
Der Programm-Code ist in SAP-ABAP geschrieben und als Text-Datei verfügbar. Um das Programm zu nutzen eröffnen sie ein Kundenerweiterungsprojekt (TCD: CMOD) und richten sie das Programm per UPLOAD ein. Fügen Sie einen Transaktionscode hinzu und berechtigen Sie die vorgesehenen Nutzer. Da das Programm als kundeneigenes Programm konzipiert und ausgeführt ist, ist der Einsatz denkbar einfach; es sind keine Anpassungen oder Modifikation am SAP-System erforderlich.
Die Darstellung betrifft die Anzahl und die Strukturen der genutzten HR-Infotypen; einzelne Angaben von Mitarbeitern können nicht ausgewählt und nicht angezeigt werden.
„Ihr aktueller Datenkatalog auf Knopfdruck“
Die bereitgestellte Funktion zur Analyse der HR-PA-Infotypen und Strukturen liest mit Hilfe der aktuellen Customizing - Einstellung die HR-Personalstammdatenbank (PNP) aus und stellt ein IST-Datenmodell zusammen, das die derzeit genutzten Infotypen, die genutzten Subtypen enthält.
Aus der Datenbank werden jeweils die Summe aller Datensätze entsprechend der vorhergehenden Auswahl und die Summe aller zum Zeitpunkt des Auslesens gültigen Datensätze ermittelt.
Es können die genutzten Einstellungen für die Maßnahmen und die Einstellungen der Unternehmensstruktur (Personalbereiche und Personalteilbereiche, Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise, etc ) ausgelesen werden.
Die im Infotyp 0001 hinterlegten organisatorischen Angaben zum Organisationsschlüssel und zu den Sachbearbeitern Administration, Abrechnung und Zeitwirtschaft werden ausgelesen und angezeigt, damit die notwendigen Gestaltungs- und Prüfungsinformationen für die Nutzung der HR-Berechtigungsobjekte P_ORGIN und P_ORGXX zur Verfügung stehen.
Die Aufstellung eignet sich als Dateiverzeichnis und kann auch als Anlage zur einer SAP HR Betriebsvereinbarung verwendet werden.
Wenn Sie nur einen Ausschnitt aus der Datenbank analysieren wollen, können Sie beim Aufruf der Funktion sowohl die Auswahl der Infotypen frei einschränken als auch nach gewünschtem Personalbereichen selektieren,.
Es wird außerdem die zusätzliche Einstellung angezeigt, um beim Anlegen und Pflegen eines Infotyps einen „Freien Text“ beliebiger Art je Infotyp zu hinterlegen („Gelber Zettel am Infotyp“). Bei aktivierter Auswahl wird die Datenbank auf tatsächliche hinterlegte „Freie Texte“ geprüft und deren Anzahl wird je Infotyp angezeigt
Es kann eine Anzeige der kundeneigenen Zusatzfelder erfolgen, wenn der Kunde Zusatzfelder für die HR-Infotypen definiert und in Betrieb genommen hat. Es wird dabei auch ausgezählt, wie oft diese Felder genutzt sind.
Die genutzten Infotypen des Beschaffungswesens können angezeigt und gezählt werden.
Die Tabellenberechtigungsgruppen der transparenten Tabellen des HR-Personalstammes werden angezeigt, um einen Überblick über die Möglichkeiten des lesenden Zugriffs (und des Downloads ) mit den SAP-Data-Browser-Funktionen (SE16, SE16N, SE17) zu geben und die Prüfung zu unterstützen.
Anmerkung zu Datenschutz und Datensicherheit
Das Ergebnis zeigt keine personenbezogenen Daten der Mitarbeiter aus den HR-Infotypen an.Es erfolgen nur lesende Zugriffe auf die SAP-Datenbank.
Die Aufstellung eignet sich als Dateiverzeichnis und kann auch als Anlage zur einer SAP HR Betriebsvereinbarung verwendet werden.
Es werden nur die Strukturen der Infotypen und der Datentabellen angezeigt. Aus technischen Gründen erfolgt der Zugriff auf die Datenbanktabelle PA0001, um die dem ausgewählten Personalbereich zugehörigen Infotypen zusammenzustellen.
Im Expertenmodus werden mehr Auswahlmöglichkeiten angeboten und Informationen angezeigt.
Es können Programmvarianten (mit Transaktionscode SE38) angelegt und z.B. dazu genutzt werden, den Zugriff auf festzulegende Personalbereiche zu beschränken (Einrichtung einer Variantentransaktion mit der SE93).
Die Dokumentation der Analyse-Ergebnisse ist per Listen-Download und per Druck möglich.
Ausgelesene Einzelinformationen:
- genutzte Infotypen, Subtypen, Wertetabellen und deren Einträge
- genutzte freie Textfelder zu den Infotypen / Subtypen
- genutzte kundeneigene Zusatzfelder (Experten-Modus)
- genutzte Maßnahmen, Maßnahmegründe, DEUV und Knappschaftsmerkmale
- genutzte Organisatorische Strukturen:
Personalbereich (juristische Person), Personalteilbereich,
Mitarbeitergruppe, Mitarbeiterkreis
zugeordnete Sachbearbeiter, PA-Organisationsschlüssel
Geschäftsbereich, Abrechnungskreis, Anstellungsverhältnis - genutzte Bewerber-Infotypen
- weitere genutzte Datenbanktabellen
- HR-Cluster, CATS, Reisekosten, Kostenzuordnung Rückmeldung etc.
Ausblick
Die Programm-Erweiterung mit einer Darstellung der Dokumente der „generischen Objektdienste“ und den personenbezogenen Objekten / Infotypen der HR-PD-Funktionen ist vorgesehen.
Die Ergonomie-Einstellungen der ITY-Header, der PA- und PT-Menüs, der dynamischen Maßnahmen (auslösender und ausgelöster Infotyp), die Bildmodifikation und die Steuerung über Merkmale sind im Blick.
Hinweise zur Installation
- Einrichtung eines Paketes mit Transportauftrag und Aufgabe.
- Anlegen eines Programms ohne Top-Include für Reports mit Paket und Transport-Auftrag.
- Upload des ABAP-Codes aus dem Textdokument; Testen und Sichern, Version ziehen
- Transaktion anlegen
- Programm generieren
- Für die Transaktion eine S_TCODE-Berechtigungen einrichten und in eine geeignete Transaktionsrolle einbinden.
- Bei Bedarf die Transaktion in das Menü/ bzw. die Favoriten des Anwenders einbinden.
Das Programm können Sie kostenlos anfordern.
Hinweise zur Lizenz/Urheberrecht: Entsprechend der GNU Public License (GNU GPL), keine Gewährleistung, keine Wartung, keine Pflege.